KİK Yönerge

T.C.

ERZİNCAN BİNALİ YILDIRIM ÜNİVERSİTESİ

KURUMSAL İLETİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ UYGULAMA ESASLARI

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu uygulama esaslarının amacı, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün görevleri, birimleri, yetki ve sorumluluklarına ilişkin çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2– (1) Bu uygulama esasları, Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün görevleri, birimleri, yetki ve sorumluluklarına ilişkin çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu uygulama esasları, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 47. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu uygulama esaslarında geçen;

1. a) Birimler: Rektörlük İletişim, Halkla İlişkiler ve Basın, Dijital Medya ve Dokümantasyon, Etkinlik Yönetimi Birimini,
2. b) Birim Sorumlusu: Rektörlük İletişim, Halkla İlişkiler ve Basın, Dijital Medya ve Dokümantasyon Birimi, Etkinlik Yönetimi birim sorumlularını,
3. c) Koordinatör: Rektör tarafından görevlendirilen Kurumsal İletişim Koordinatörünü

ç) Rektör: Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektörünü,

1. d) Üniversite: Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesini

ifade eder.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Koordinatörlüğün Amacı, Faaliyetleri ve Görevleri

 

Koordinatörlüğün Amacı

MADDE 5-(1) Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün amacı, Üniversitenin paydaşlarıyla olan ilişkisini yönetmek, Üniversitenin iletişim hedeflerini belirlemek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu süreci yönetmek, Üniversitenin görsel tasarım, kurumsal iletişim ve örgütsel davranış üçlüsünden oluşan kurumsal kimliği ile saygınlığının ulusal ve uluslararası alanlarda sürdürülmesi için faaliyet göstermektir.

Koordinatörlüğün Faaliyetleri

MADDE 6-(1) Bu madde kapsamında Koordinatörlüğün faaliyetleri;

1. a) Üniversitenin görsel tasarım, kurumsal iletişim ve örgütsel davranış üçlüsünden oluşan kurumsal kimliğini yapılandırmak ve yapının devamlılığını sağlamak,
2. b) Üniversitenin ulusal ve uluslararası alanda tanıtımı için gerekli stratejileri ve imajları oluşturmak,
3. c) Üniversite ile alakalı bilginin medya platformlarına doğru ve düzenli akışını sağlamak,

ç) Medya platformlarında üniversite hakkında üretilen bilgiyi takip etmek, raporlamak ve gerekli durumlarda etkileşime geçmek,

1. d) Üniversiteyi ulusal ve uluslararası alanda tanıtacak çalışmalar yapmak,
2. e) Üniversite bünyesinde ihtiyaç duyulan medya ürünlerini tasarlamak ve yayım sürecini yönetmek,
3. f) Üniversite bünyesinde gerçekleştirilecek etkinlik faaliyetleri planlamak ve süreçlerini yönetmek,
4. g) Koordinatörlüğe bağlı olarak faaliyetleri fiilen yürütecek tanıtım, ekip ve toplulukların oluşturulmasını sağlamak.

Koordinatörün Görevleri

MADDE 7-(1) Bu madde kapsamında Koordinatörün görevleri;

1. a) Koordinatörlüğü temsil eder,
2. b) Koordinatör, Rektöre karşı sorumludur,
3. c) Koordinatörlük, uygulama esaslarında belirlenen amaçları gerçekleştirecek görevleri yürütür.

ç) Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemeleri yapar,

1. d) Koordinatörlüğün çalışmaları ile ilgili rektör yardımcısına her yarıyıl sonunda çalışma raporu sunar.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Koordinatörlük Birimleri ve Görevleri

 

MADDE 8- (1) Koordinatörlük aşağıdaki birimlerden oluşmaktadır;

1. a) Rektörlük İletişim,
2. b) Halkla İlişkiler ve Basın,
3. c) Dijital Medya ve Dokümantasyon

ç) Etkinlik Yönetimi

Rektörlük İletişim Birimi

MADDE 9- (1) Rektörlük İletişim Biriminin görevleri şunlardır:

1. a) Protokol listelerini düzenlemek, protokol düzenini sağlamak,
2. b) Üniversite kampüslerinde tanıtım amaçlı yapılacak etkinliklerin izin işlemlerini yürütmek,
3. c) Özel gün ve haftaların her dönem için listelerini oluşturmak, dönem başlamadan en az iki hafta önce Koordinatörlüğe sunmak, onayını ve sonrasında faaliyet sürecini takip etmek,

ç) Gündemi takip etmek, güncel olaylarda Üniversiteyi ilgilendiren başsağlığı, kınama, bildiri, kutlama önemli gün ve haftalarda mesaj yayımlamasını önermek ve yazılmasını sağlamak.

Halkla İlişkiler ve Basın Birimi

MADDE 10-  (1) Halkla İlişkiler ve Basın Biriminin görevleri şunlardır:

1. a) Üniversitenin tanıtımı için gerekli stratejileri, uygun mecraları ve politikaları belirlemek, tanıtıma yönelik uygulamaların değerlendirmesini ve analizini yapmak,
2. b) Basın toplantılarını ve basın buluşmaları faaliyetlerini düzenlemek,
3. c) Kriz yönetimi çerçevesinde iletişim çalışmalarını planlamak ve yürütmek,

ç) Akademik ve İdari Birimlere ilişkin internet sitesi ve tanıtım kataloğunda yer alması gereken tanıtıcı bilgiler başta olmak üzere söz konusu enformasyonun toplanması ve güncel tutulmasını sağlamak,

1. d) Sosyal medya dahil olmak üzere ulusal, uluslararası ve yerel basın takibini yaparak Üniversite ile ilgili haberlerin günlük olarak taranmasını sağlamak. Söz konusu haberleri arşivlemek, ilgili haberlere ilişkin etkileşime geçilmesi gereken durumlarda koordinatörlüğü bilgilendirmek,
2. e) Ulusal ve yerel basına verilecek haberleri hazırlamak ve hazırlanan haberlerin bülten için arşivini yapmak,
3. f) Web sayfası haber yönetimini sağlamak,
4. g) Kurumsal iletişimin görev alanına giren her konuda etkili, doğru, bilimsel niteliği yüksek içerik üretmek,

ğ) Üniversitenin tüm medya ortamlarındaki itibar algısını yükseltecek içerikleri geliştirmek,

1. h) Rektörlük Makamı için konuşma metni ve sunum hazırlamak,

ı) Üniversiteye ulaşan bilgi edinme başvurularını takip etmek ve sonuçlandırmak,

1. i) Gerekli durumlarda Üniversite internet sitesinde yayınlanan haber, duyuru ve etkinliklerin İngilizce çevirisini yapmak,
2. j) Yıl sonu faaliyet raporu hazırlamak.

Dijital Medya ve Dokümantasyon Birimi

MADDE 11– (1) Dijital Medya ve Dokümantasyon Biriminin görevleri şunlardır:

1. a) Üniversitenin ve Koordinatörlüğün internet sitelerinin tasarımını, işletilmesini ve yönetilmesini sağlamak,
2. b) Üniversitenin akademik ve idari birimlerine, internet sitelerinin tasarımı ve yönetimi konusunda danışmanlık yapmak,
3. c) Üniversitenin internet sitesi başta olmak üzere tüm akademik ve idari birimlerdeki sitelerin koordinatörlükçe belirlenen iletişim modeline uygun şekilde yürütülmesini ve dijital ortamda kurumsal bütünlüğün korunmasını sağlamak,

ç) Üniversitenin sosyal medya hesaplarını yönetmek,

1. d) Dijital ortamda ihtiyaç duyulan tüm içerikleri üretmek,
2. e) Üniversitenin dijital ortamlardaki faaliyetlerinin etkinliğini artıracak, kurumsal itibar yönetimini ve imajını güçlendirecek projeler geliştirmek.
3. f) Üniversitenin faaliyetlerinin görsel, işitsel, yazılı ve dijital medya ortamlarında doğru şekilde yer almasını sağlamak,
4. g) Medya ortamlarının özellikleri göz önünde bulundurularak Üniversitenin bilimsel birikimini ve potansiyelini ortaya çıkartacak kaliteli içeriklerin hazırlanması ve bunların ilgili medya ortamında yayımlanmasını sağlamak,

ğ) Üniversitenin kurumsal kimlik kılavuzunu hazırlamak, güncellemek ve geliştirmek,

ı) Üniversite logolu farklı ürün tasarımları yapmak,

1. i) Üniversiteye ilişkin fotoğraf ve görüntü arşivi oluşturmak,
2. j) Üniversite dergisini, derginin mizanpaj ve grafik tasarım aşamaları yapılarak baskıya hazırlamak,
3. k) Üniversite akademik ve idari birimleri ile öğrenci kulüplerinin tasarım ve baskı taleplerini karşılamak,
4. l) Gerekli durumlarda hizmet alımını sağlamak,
5. m) Rektörlük birimi tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin davetiyelerinin basım, zarflama-etiketleme-postalama ve dağıtım süreçlerini yürütmek,
6. n) Koordinatörlük faaliyetlerinde kullanılacak malzemelerin demirbaş listelerinin tutulması,
7. o) Koordinatörlük faaliyetlerinde kullanılacak malzemelerin ihtiyaç dahilinde teslim edilmesi için rezervasyon tabloları oluşturulması,

ö) Baskıda kullanılan demirbaş ve sarf malzemelerini korumak, uygun kullanımını sağlamak, gerekli görülen makine ve teçhizatın satın alınması talebini yapmak.

Etkinlik Yönetimi Birimi

MADDE 12– (1) Etkinlik Yönetimi Biriminin görevleri şunlardır:

1. a) Öğrenci kulüplerinin takibi ve aktifleştirilmesine yönelik faaliyetleri yürütmek,
2. b) Aday Öğrencilere Üniversitenin tanıtılması, yeni öğrencilerin kayıt süreçlerinde oryantasyon programlarının koordine edilmesini sağlamak,
3. c) Gezi organizasyonlarının düzenlenmesi ve gerekli durumlarda sponsorluk bağlantılarını yönetmek,

ç) Üniversitenin yıllık etkinlik ve organizasyon planını yapmak ve ilgili birimlerle iş birliği yaparak etkinliklerin kurumsal kimliğe uygun biçimde gerçekleştirilmesini sağlamak,

1. d) Yıl sonu faaliyet raporunu hazırlamak.

Çalışma İlkeleri

MADDE 13-(1) Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü, çalışmalarını aşağıda yer alan ilke ve prensipler doğrultusunda yürütür:

1. a) Üniversite akademik ve idari birimlerinin, öğrenci kulüplerinin taleplerini Koordinatörlük web sayfasında yer alan “İş Talep Formları” aracılığı ile alır. Söz konusu formlar faaliyetten en az bir hafta önce doldurulmuş olmalıdır.
2. b) Üniversitede görev yapmakta olan personel ile akademik ve idari birimler ulusal ve yerel basına gönderilecek her türlü duyuru ve bilgiyi, öncesinde Koordinatörlüğe bildirilmelidir.
3. c) Üniversitede görev yapmakta olan personel ile akademik ve idari birimler yapacakları bir etkinliği koordinatörlük desteği talep etsin/etmesin en az bir hafta öncesinde Koordinatörlüğe bildirilmelidir.

ç) Rektörlük Makamı haricindeki konferans, kongre, sempozyum, çalıştay, söyleşi gibi akademik ve idari etkinliklerin afiş, broşür, davetiye ve benzeri materyallerin dağıtımı ilgili akademik ve idari birim tarafından gerçekleştirilecektir.

1. d) Üniversitemiz akademik ve idari birimleri, Koordinatörlük tarafından uygun görülen etkinlikler için talep ettikleri afiş, kitapçık, broşür, teşekkür belgesi vb. çalışmaların metin içeriklerini en az on gün önceden Koordinatörlüğe bildirmelidir.
2. e) Üniversitemiz akademik ve idari birimleri, sadece tanıtım, bilimsel toplantı ve sportif etkinlikler çerçevesinde fotoğraf çekim talebinde bulunabilir. Bu taleplerin en az on gün önce etkinlik bilgisi, etkinliğin yeri, etkinliğin zamanı ile koordinatörlüğe bildirilmesi gerekmektedir. Program yoğunluğu nedeniyle koordinatörlük tarafından katılım gösterilemeyen etkinliklerde, ilgili birim, etkinlik detayı ve fotoğraflarını jpeg halinde koordinatörlük e-posta adresine etkinliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç iki gün içinde göndermelidir.
3. f) Üniversitemiz öğrenci kulüplerinin tüm talepleri, sorumlu öğretim üyeleri aracılığıyla Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına ve Koordinatörlüğe bildirilmelidir.
4. g) Üniversitemiz logosunda kullanılan renklerin kodları web adresimizde yer almakta olup Üniversitemiz logosunun doğru kullanılması için gerekli dikkat ve özen gösterilmelidir.

ğ) Üniversitemiz akademik ve idari birimlerinin, Koordinatörlüğe ait bilgisayar, projeksiyon cihazı, ses sistemi, video kamera, fotoğraf makinesi gibi demirbaş istemleri Koordinatörlük tarafından karşılanmamaktadır.

1. h) Üniversite bünyesinde Koordinatörlüğün doğrudan üretim süreçlerinde yer almadığı ancak üniversiteyi ilgilendiren dijital ve basılı tüm materyaller için üretim süreci öncesinde Koordinatörlükten, kurumsal kimlik uygunluğuna ilişkin onay alınmalıdır.

ı) Üniversitede görev yapmakta olan personel ile akademik ve idari birimler, içerik üretimi koordinatörlük tarafından yürütülen internet sayfalarına ilişkin talepleri, doğrultusunda yürütülecektir.

 

Yürürlük

MADDE 14- (1) Bu Yönerge, Üniversite Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 15- (1) Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.